Gerenciamento de Projetos

Consultoria em Gestão de Projetos

Atinja a estratégia com uma boa Gestão de Projetos!

Uma boa gestão de projetos é essencial para que uma empresa alcance seus objetivos estratégicos. Nesse sentido, contratar uma consultoria de projetos pode ser uma opção para dar um gás no gerenciamento de projetos e fazer mudanças para manter a competitividade de negócio.

A agilidade de negócio é um requisito indispensável em organizações de alta maturidade. Afinal, as empresas que não se preocuparem em acompanhar as transformações correm sérios riscos de não conseguirem se manter no mercado. Uma das formas de construir essa agilidade é implantando um Escritório de Projetos.

Com 10 anos de experiência em gestão de projetos e pode te ajudar a escolher os melhores projetos para a sua organização. Além disso, conta com uma equipe comprometida com a entrega de resultados.

As 10 áreas do conhecimento em Gestão de Projetos

As áreas de conhecimento em projetos foram definidas pelo Project Management Institute (PMI) no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) para facilitar o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas comprovadamente eficientes quando utilizadas na gestão de projetos.

A função dessas áreas é aumentar a probabilidade de sucesso do projeto como um todo e orientar as melhores práticas em 10 áreas distintas:

1. Gerenciamento de Escopo

A definição da palavra escopo segundo o dicionário Aurélio é: “Objetivo que se pretende atingir; e limite ou abrangência de uma operação”.

A função do gerenciamento do escopo é exatamente a expressa pelo significado da frase: garantir que todas as entregas, os requisitos e objetivos do projeto sejam plenamente atendidos por meio da organização das atividades necessárias.

Existem 6 processos nessa área de conhecimento:

Planejar o gerenciamento do escopo: determina como o escopo será definido, por quem será validado e como será controlado;
Coletar os requisitos: quais entregas e objetivos o projeto precisa atender?
Detalhar o escopo: é uma descrição de cada parte do projeto e de suas entregas;
Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP): cria um diagrama hierarquizando e detalhando todos os agrupamentos de atividades que precisam ser realizadas em cada parte do projeto. É o detalhamento em cascata das atividades a serem realizadas;
Validar o escopo: realiza o alinhamento entre as partes interessadas e documenta a aceitação do planejamento;
Monitorar o escopo: controla as alterações para evitar distorções no escopo.

O risco de não executar os processos do gerenciamento do escopo é não atender aos requisitos do projeto ou trabalhar muito mais que o necessário para atingir os objetivos inicialmente definidos.

2. Gerenciamento do Cronograma

O Gerenciamento do Cronograma tem a função de assegurar que o prazo previsto não seja extrapolado.

Ela inclui 7 processos a serem realizados:

Planeja o gerenciamento do cronograma: indica procedimentos e ferramentas para definir, gerenciar e controlar os tempos de execução das atividades;
Define as tarefas: estabelece as atividades necessárias para atingir os objetivos definidos pelo escopo;
Sequencia as atividades: documenta as dependências e relações entre as atividades para organizar o encadeamento delas;
Estima os recursos: determina quando, quanto e quais tipos de recursos serão empregados na atividade;
Estima os prazos: estipula quantas horas de trabalho são necessárias para a conclusão de cada atividade;
Cria o cronograma: é a elaboração do cronograma, propriamente dito, com todas as informações anteriores;
Controla o cronograma: avaliando como as mudanças impactam nos prazos e altera as datas das atividades.

Ao não utilizar essa área de conhecimento, os projetos tendem a se perpetuar por causa de solicitações fora do escopo, pela não execução das atividades em uma ordem correta, gerando retrabalhos, ou pelo uso de mais horas que as necessárias em cada grupo de atividades.

3. Gerenciamento de Custos

Aqui são somadas todas as despesas necessárias para executar e finalizar o projeto. Também é possível avaliar quais serão os ganhos financeiros com o alcance do objetivo inicial e determinar a viabilidade do projeto.

Existem 4 processos dessa área:

Planejar o gerenciamento de custos: indica a política a ser seguida na hora de estimar custos, realizar orçamentos e controlá-los;
Estimar os custos: prever a quantidade de recursos financeiros necessários para a execução das atividades. Vale destacar que, na estimativa, as horas de trabalho podem ser transformadas em valor monetário e somadas aos custos;
Estabelecer um orçamento: estabelece uma linha base para os custos de cada atividade;
Controlar o orçamento: realiza a apuração do realizado e avalia se ele está dentro do previsto. Também replaneja o orçamento para mantê-lo dentro das estimativas iniciais, caso seja necessário.

O gerenciamento dos custos tem por objetivo fazer com que a execução de um projeto não gere gastos superiores aos seus ganhos potenciais.

4. Gerenciamento de Qualidade

A função dessa área é determinar critérios objetivos para avaliar as entregas e a qualidade dos projetos.

Os três processos da gestão de qualidade são:

Identificar os padrões, requisitos e objetivos que o projeto precisa atender para garantir sua conformidade com as expectativas dos envolvidos, bem como indicar quais ferramentas e técnicas serão usadas para auditar a qualidade das entregas em cada fase;
Auditar por meio das ferramentas planejadas se o projeto atende aos padrões, medidas e métricas definidos;
Documentar os resultados obtidos, sinalizando mudanças que propiciem a melhoria contínua do projeto em execução ou no futuro.

"Muitos projetos não utilizam nenhum processo de gerenciamento da qualidade. O resultado é que cada parte envolvida avalia de maneira diferente as entregas e os objetivos atingidos. Por se tratar de uma percepção subjetiva de cada pessoa, o único jeito de alinhar as diferentes análises é estabelecer inicialmente quais serão os critérios de qualidade que o projeto deve atender."

Um exemplo de ferramenta da qualidade é a documentação das “Lições Aprendidas”.

5. Gerenciamento dos Recursos

Tudo o que se relaciona à gestão e organização dos recursos necessários para a construção do projeto é responsabilidade da área de gerenciamento de recursos.

Essa gestão envolve 6 processos:

Planejar o gerenciamento dos recursos: documentação e definição de como os recursos serão gerenciados no projeto;
Estimar os recursos das atividades: estimativa de quais recursos serão necessários para executar cada atividade do projeto. Desde materiais até recursos humanos;
Adquirir recursos: obter os recursos necessários;
Desenvolver a equipe: promover práticas de treinamento e desenvolvimento para capacitar a equipe para o trabalho;
Gerenciar a equipe: dar feedbacks, fazer reuniões de alinhamento, procurar soluções coletivas para os problemas para melhorar o desempenho e produtividade da equipe durante a execução do projeto;
Controlar os recursos: acompanhar a utilização dos recursos para cada atividade, comparando o que foi planejado com o que foi executado.

Uma boa gestão de recursos promove o aperfeiçoamento da equipe de trabalho, mesmo em projetos de curta duração.

6. Gerenciamento de Comunicações

Ao contrário do que muita gente pensa, a função do gerenciamento das comunicações não é apenas definir o fluxo das informações. Sua principal atribuição é integrar as diversas partes envolvidas, eliminando dificuldades culturais e alinhando o interesse de cada uma com o objetivo final do projeto.

Muitos gerentes de projeto chegam a afirmar que 90% do sucesso de um projeto depende de uma boa gestão da comunicação, com estratégias bem definidas para gerar, coletar, organizar, armazenar, recuperar e distribuir as informações de maneira adequada.

O PMBOK define 3 processos básicos para viabilizar a gestão da comunicação:

Planejar a comunicação com base na relevância e criticidade da informação, definindo seus canais de veiculação e possíveis locais de armazenamento para consultas futuras. No planejamento é possível detalhar quando um comunicado precisa ser escrito e quando meios verbais são admitidos. Por exemplo, os termos de abertura e encerramento do projeto precisam ser escritos, já os feedbacks para os membros da equipe podem ser apenas verbais;
Gerenciar a comunicação para que as informações adequadas estejam disponíveis para as partes interessadas quando elas precisarem;
Controlar as informações para assegurar que as partes interessadas estejam alinhadas sobre as necessidades e os objetivos do projeto.

Sem a correta compreensão das informações e dos elementos-chave para o sucesso do projeto, corre-se o risco de que as partes interessadas tenham expectativas irreais ou executem trabalhos que não eram adequados para aquele momento do projeto. O fruto disso seria o uso de tempo e recursos que impactariam no gerenciamento de custos, recursos humanos, cronograma e escopo do projeto.

7. Gerenciamento de Riscos

Fazer o gerenciamento de riscos é prevenir os acontecimentos negativos que possam impactar o projeto de alguma forma. Basicamente, esse planejamento busca antecipar possíveis respostas para pontos de vulnerabilidade do projeto.

Sua gestão inclui 6 processos:

Indicar como serão conduzidas as atividades de gerenciamento de riscos;
Identificar todos os riscos que podem impactar o projeto e documentar suas caraterísticas;
Analisar qualitativamente os riscos para indicar a prioridade de sua resolução em ações corretivas;
Fazer a análise quantitativa apresentando os números que um risco pode gerar em outras áreas, como a da gestão de custos, recursos humanos ou cronograma;
Planejar as respostas para reduzir as ameaças e aumentar as oportunidades relacionadas ao objetivo do projeto;
Monitorar os riscos durante o ciclo de vida do projeto para responder rapidamente caso alguma ameaça comece a se concretizar.

Quase sempre a falta de uma gestão de riscos leva os projetos a serem descontinuados ou a frustrar as partes interessadas sobre custos e prazos estimados.

8. Gerenciamento das Aquisições

Terceirizações, compras de produtos, requisições de serviços especializados e qualquer outra tarefa que envolva tratativas comerciais com uma parte não relacionada ao projeto faz parte do gerenciamento de aquisições.

Os 4 processos de aquisição são voltados para a pessoa que exercerá o papel de comprador e visa facilitar suas tarefas.

Determinar o que será adquirido, especificando os requisitos técnicos que o produto ou serviço deve cumprir, estabelecendo os critérios de avaliação dos fornecedores e realizando as solicitações de propostas;
Conduzir as aquisições por meio da comparação das propostas, seleção de fornecedores e assinatura de contratos;
Gerenciar a relação com fornecedores e parceiros, realizando mudanças e correções contratuais sempre que o desempenho deles estiver abaixo do acordo em contrato;
Encerrar a relação com vendedores quando não houver mais a necessidade de seus produtos ou serviços para o projeto.

Quando não é bem planejada e executada, uma aquisição pode impactar no prazo e gerar ociosidade para a equipe de projetos. Também pode elevar os custos em caso de negociações mal-feitas ou aquisições pouco adequadas ao momento do projeto.

9. Gerenciamento das Partes Interessadas

O gerenciamento das partes interessadas, ou stakeholders, é uma novidade da 5ª edição do PMBOK. Ao longo dos anos, o PMI identificou que, para o sucesso dos projetos, não bastava gerenciar a comunicação com os stakeholders. Era preciso criar estratégias para aumentar o engajamento e diminuir as possíveis resistências das partes.

Os stakeholders podem ser os patrocinadores, os usuários-chave, clientes ou parceiros do solicitante do projeto. O envolvimento deles pode ser voluntário, obrigatório ou involuntário.

Algumas vezes, é difícil perceber como uma parte pouco dependente e envolvida involuntariamente possui forte poder de interferência quando seus interesses são contrariados durante a execução do projeto.

As tarefas da gestão dos stakeholders visam mitigar esse risco. São elas:

Identificar quem são as partes interessadas, quais são seus interesses e qual o impacto de seu envolvimento para o projeto;
Definir as estratégias para ampliar o engajamento e diminuir as resistências dos stakeholders;
Atender às necessidades dos interessados por meio de interações e comunicação;
Controlar o relacionamento dos stakeholders com o projeto para evitar riscos e maximizar as oportunidades.

10. Gerenciamento da Integração

Tradicionalmente — e no próprio PMBOK —, a área de gerenciamento da integração do projeto é apresentada como a primeira. Aqui decidimos inverter a ordem por uma boa razão: ela agrega, sintetiza e alinha todas as demais áreas.

Sua função é garantir que os problemas sejam tratados antes de se tornarem críticos, que as mudanças ocorram conforme as definições iniciais do projeto e que os envolvidos estejam cientes de implicações, replanejamentos ou alterações necessárias para garantir o alcance das metas e do objetivo.

Suas tarefas são:

Criar o termo de abertura do projeto, autorizando sua execução e documentando seus requisitos iniciais;
Elaborar o plano de gerenciamento do projeto, indicando as ações necessárias para sua execução;
Orientar o trabalho do projeto, realizando as tarefas e norteando as etapas definidas inicialmente;
Monitorar o trabalho, servindo para acompanhamento e revisão de todos os itens definidos no plano;
Controlar as mudanças, apontando os impactos que cada uma possui para o projeto como um todo, aprovando ou solicitando uma reavaliação delas;
Desenvolver o termo de encerramento, documentando o que foi realizado no projeto ou em alguma de suas fases e obtendo a anuência dos envolvidos de que aquele projeto está finalizado com sucesso.

A área de integração permite uma visão geral do projeto. Não a utilizar pode significar ceder a mudanças de escopo, aumento de custos, prejuízo da qualidade ou outros desgastes causados pelo fato de não se ter avaliado como um simples problema ou alteração impactaria todo o projeto.

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